Unternehmen müssen besser kommunizieren

Alle Arbeitsschritte beim Postversand vollständig automatisieren

COSYNUS Corporate Communication Server und ePorto automatisiert alle Arbeitsschritte bei papiergebundener Geschäftskorrespondenz vollständig. Briefe aus geschäftlichen Anwendungen – wie zum Beispiel SAP-Systemen - werden direkt elektronisch an einen professionellen Dienstleister übermittelt. Dieser führt Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand in einem Druckzentrum aus. Die Zustellung an den Empfänger erfolgt als normale Briefpost. Für Anwender wird zur Nutzung von COSYNUS ePorto in den Office-Anwendungen und anderen Programmen ein Druckertreiber zur Verfügung gestellt. Sowohl bei der vollautomatisierten Erstellung der Geschäftskorrespondenz als auch bei Nutzung des Druckertreibers durch den Anwender sind manuelle Arbeiten wie beim herkömmlichen Postversand nicht mehr erforderlich. COSYNUS ePorto ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe durch automatisierte Prozesse und schnellere Bearbeitungszeiten. Durch den Entfall von Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an den Logistiker bietet COSYNUS ePorto zusätzlich weiteres Einsparpotenzial.

Anwenderbericht COSYNUS ePorto bei ENGESER

Das Unternehmen

Mit ca. 550 Mitarbeiter ist ENGESER an zwei Standorten in Deutschland und Tschechien vertreten. Seit der Firmengründung im Jahre 1983 kommen die Leistungen und Produkte von ENGESER in allen Branchen zur Geltung, in denen spezifische Verbindungstechniken eingesetzt werden. Als Spezialist rund um das Kabel hat sich ENGESER auf den internationalen Märkten in über 30 Jahren fest etabliert. Das Familienunternehmen gestaltet und produziert hochwertige Produkte für die Kabel- und Verbindungstechnik – von der klassischen Kabelkonfektion bis hin zu ganzheitlichen Systemlösungen. Die ENGESER Firmengruppe gliedert sich in die Firmen ENGESER GmbH Innovative Verbindungstechnik, ENGESER GmbH Kabeltechnik sowie ENGESER s.r.o. in Tschechien.

Die Herausforderung

Die ENGESER GmbH war als international tätiges Unternehmen auf der Suche nach einem sicheren, effizienten und zugleich günstigen Weg, den Versand seiner Rechnungen aus SAP und die gesamte Geschäftspost für den Druck an einen externen Dienstleister zu übermitteln. Bisher wurden alle Geschäftsbriefe händisch gedruckt, anschließend kuvertiert und mittels einer Frankiermaschine frankiert. Der Aufwand war für alle Beteiligten dementsprechend groß – eine interne aufgestellte Berechnung der Prozesskosten hatte ergeben, dass für die Ausgangspost ein ganz deutliches Einsparpotential bestand. „Nachdem wir bereits in der Vergangenheit sehr positive Erfahrungen mit COSYNUS im Rahmen der Einführung und Betreuung der Unified Messaging Lösung für unser SAP-System gemacht hatten, sprachen wir COSYNUS auch für das Thema Hybridpost-Versand an“, so Bernd Jäkle, Leiter der IT bei ENGESER.

Die Lösung

Durch den Einsatz von COSYNUS ePorto als Hybridlösung konnte ENGESER die gesamte Ausgangspost effizienter gestalten. Im Rahmen der Einführung von COSYNUS ePorto entschied sich ENGESER auch zeitgleich für ein Upgrade der SAP-Kommunikationslösung auf den COSYNUS Corporate Communication Server (CCS). Dadurch wurde es möglich die Ausgangsrechnungen aus SAP sowie die sonstige Geschäftspost von ENGESER vollautomatisch an das Briefzentrum zu übergeben. Mit der COSYNUS Lösung können seither alle Kommunikationsanforderungen direkt aus SAP via Fax, E-Mail oder Brief an den Geschäftspartner versendet werden.

Formulare und Briefpapiere werden dabei für die verschiedenen Geschäftsvorfälle hinterlegt. Zusätzlich kann die Unterschrift des jeweiligen Anwenders hinzugefügt werden. Diese Arbeitserleichterung – vor allem für das Rechnungswesen der ENGESER GmbH – sorgte nicht nur für deutlich mehr Effizienz sondern auch für eine höhere Kundenzufriedenheit. Da die COSYNUS ePorto-Lösung innerhalb eines Tages eingerichtet war, keine Registrierung bei der Deutschen Post erforderlich wurde und keine monatlichen Fixkosten anfallen, war für ENGESER bereits mit dem ersten Tag der Inbetriebnahme der Return-on-Investment (ROI) gegeben. Zudem bietet die Lösung eine einfache und übersichtliche Kostenkontrolle.

Das Projekt zur Automatisierung und zum Outsourcing des Postversandes begann zunächst mit einem zweimonatigen Testbetrieb und wurde nach erfolgreichem Abschluss Mitte 2014 unternehmensweit umgesetzt.

Bernd Jäkle meint: „Es war uns wichtig, den Versand unserer Hybridpost über das Briefzentrum möglichst effizient zu gestalten. Wir können nun monatlich in etwa 1000 Briefsendungen outsourcen – was nicht nur eine deutliche Entlastung unserer Mitarbeiter darstellt, sondern natürlich auch Kosten spart. Dabei haben uns sowohl die Flexibilität als auch die Funktionalität der COSYNUS Lösung überzeugt.

Für eine zusätzliche Optimierung der Portokosten befinden sich aktuell noch zwei weitere Optionen für COSYNUS ePorto in Vorbereitung. Künftig soll neben der Auswahl des günstigsten Anbieters auch das Sammeln von Sendeaufträgen möglich sein.